Créer et modifier des tâches

Les Tâches du module Entités vous aident à suivre les activités clés liées à vos entités juridiques. Vous pouvez attribuer des tâches, fixer des échéances et organiser les obligations juridiques récurrentes.

✋ Qui peut faire quoi

• Les utilisateurs peuvent créer, consulter et dupliquer des tâches, et envoyer des notifications.
• Les administrateurs peuvent en plus définir qui peut consulter et modifier chaque tâche, et personnaliser les champs des tâches (comme Statut, Priorité et Type) dans Configuration > Personnalisation des données.

Dans cet article :

• Ajouter une tâche
• Tâches récurrentes
• Les tâches dans la vue d'ensemble
• Fonctions du tableau des tâches
• Tâches de révision
• Workflows

⭐ Ouvrir le Gestionnaire de tâches

1. Cliquez sur l'icône en haut à droite de l'écran. Le Gestionnaire de tâches s'ouvre.

Vos tâches sont réparties en quatre onglets : Standard, Tâches récurrentes, Tâches de révision et Workflows.

✍ Ajouter une tâche

1. Dans le Gestionnaire de tâches, cliquez sur Ajouter une tâche. Une fenêtre s'ouvre.

2. Renseignez les champs :
   • Statut : l'avancement de la tâche (par exemple, Ouverte, En cours, Terminée).
   • Priorité : son degré d'urgence (par exemple, Basse, Moyenne, Haute).
   • Titre : un nom court pour la tâche.
   • Description : l'objet de la tâche.
   • Assigné à : l'utilisateur responsable de la tâche.
   • Type : le genre de tâche (par exemple, Rappel, Dépôt légal, Révision).
   • Contenu lié : les entités ou documents liés à la tâche.
   • Date d'échéance : la date limite.
   • Récurrence : pour répéter la tâche (par exemple, conseils mensuels ou dépôts annuels). Une tâche récurrente apparaît dans l'onglet Tâches récurrentes.

Remarque : un administrateur peut personnaliser la plupart de ces champs (comme Statut, Priorité et Type) dans Configuration > Personnalisation des données.

⏰ Tâches récurrentes

Rendez une tâche récurrente pour automatiser les obligations périodiques, comme les déclarations fiscales, les assemblées statutaires ou la remise de rapports. Toutes les tâches récurrentes apparaissent dans l'onglet dédié.

⭐ Les tâches dans la vue d'ensemble

Les vues d'ensemble d'une société et d'une personne ont une section qui affiche leurs tâches, avec leur statut, leur priorité et leur échéance. Vous suivez les tâches sans quitter la fiche.

✅ Fonctions du tableau des tâches

Depuis le tableau des tâches, vous pouvez définir les droits, envoyer des notifications, dupliquer et ouvrir des tâches.

Droits d'accès (administrateurs)

Les administrateurs peuvent définir qui peut consulter et modifier une tâche, avec deux options : Tout le monde sauf... et Personne sauf....

Notifier

À chaque création de tâche, une fenêtre propose de notifier son ou ses responsables.

Depuis le tableau, vous pouvez aussi envoyer à tout moment le contenu d'une tâche par e-mail à n'importe quel destinataire. Vous pouvez personnaliser l'objet et le message.

Dupliquer

Dupliquer crée une copie d'une tâche. Une fenêtre semblable au formulaire de création s'ouvre, avec tous les champs préremplis à partir de la tâche d'origine, sauf la Priorité, que vous devez choisir. C'est utile pour répéter des tâches similaires sur d'autres entités ou d'autres périodes.

Ouvrir une tâche

Dans le tableau, cliquez sur le titre de la tâche pour ouvrir son détail et la modifier si besoin.

⌛ Tâches de révision

Vous pouvez configurer la plateforme pour créer automatiquement des tâches de révision lors de certaines opérations, comme la création d'une société. Ces tâches peuvent être attribuées d'avance à un utilisateur, avec une échéance calculée à partir de l'événement (par exemple, 7 jours après la création). Les actions clés sont ainsi suivies à temps.

⏩ Workflows

Les workflows automatisent et structurent les tâches des processus récurrents. Vous pouvez les appliquer aux sociétés, personnes, documents, litiges et contrats.

Créer un workflow

1. Dans l'onglet Workflows, cliquez sur Ajouter un workflow en haut à droite.
2. Donnez un nom au workflow.
3. Choisissez le type de contenu concerné (par exemple, sociétés ou documents).
4. Si vous le souhaitez, activez l'option pour appliquer automatiquement le workflow à chaque nouvel élément de ce type. Ses tâches se lancent alors sans action manuelle.

Étapes et tâches

Un workflow est composé d'étapes, les phases d'un processus. Chaque étape contient une ou plusieurs tâches, réalisées en même temps ou dans l'ordre, selon votre conception.

Pour chaque tâche, vous pouvez définir le titre et la description, la personne assignée, l'échéance (fixe ou relative à un événement), le type (par exemple, révision ou approbation) et le contenu lié. Cliquez sur le bouton de modification à côté de la tâche pour la configurer, comme une tâche classique.

Tâches hors étapes

Vous pouvez aussi ajouter des tâches indépendantes, rattachées à aucune étape. Utilisez-les pour les tâches qui ne correspondent à aucune phase mais font partie du workflow.

Exemple

Un workflow appliqué aux nouvelles sociétés pourrait comprendre :

• Étape 1 : revue initiale : vérifier les documents de constitution ; désigner un représentant légal.
• Étape 2 : mise en conformité : planifier les dépôts statutaires ; immatriculer la société auprès de l'autorité locale.
• Tâche indépendante : informer l'équipe finance de la nouvelle entité.